„Was hätten wir ohne euch bloß gemacht“ oder: „Ohne euch wäre der Tag niemals so schön und entspannt gewesen!“ Solche Sätze gehen natürlich runter wie Öl – und hören wir von unseren Brautpaaren oft. NACH der Hochzeit. Ganz am Anfang der Planung und oftmals auch in den Monaten vor dem großen Tag können sich viele hingegen gar nicht vorstellen, was wir am Hochzeitstag alles machen. Im Laufe der Planung bekommen unsere Brautpaare dann ein immer besseres Verständnis dafür, was alles so anfällt, was schiefgehen könnte und dass es die vielen Kleinigkeiten sind, die man besser in professionelle Hände geben sollte, um die Hochzeit richtig genießen zu können.

Andere Menschen unseres Umfelds, Freunde und Familie zum Beispiel, deren Hochzeit entweder schon sehr, sehr lange her ist oder aber noch in der Zukunft liegt, haben oft nicht wirklich eine Vorstellung davon, wieso ein Hochzeitsplaner insbesondere am Tag selbst eine Daseinsberechtigung hat.

Minimum 12 Stunden vor Ort

Unser Einsatz am Hochzeitstag dauert im Durchschnitt zwölf Stunden; je nach Größenordnung und Komplexität der Feier aber auch gerne sehr viel länger (unser längster Einsatz waren 23 Stunden!). Dabei sind wir immer mindestens zu zweit, oft aber auch zu dritt oder viert vor Ort.

Nun hat natürlich keines unserer Brautpaare eine „Durchschnittshochzeit“. Aber egal, wie der konkrete Ablauf genau ist, kommt es mit unseren zwölf Stunden dennoch meistens ganz gut hin.

Gehen wir mal davon aus, dass die Trauung – egal ob standesamtlich, weltlich oder kirchlich – um 15 Uhr in unmittelbarer Nähe vom Ort der Feier stattfindet. Dann beginnen wir den Tag in der Regel damit, dass wir der Braut den Brautstrauß aufs Hotelzimmer bringen sowie eine Kleinigkeit zu Essen – und ein wenig die Nerven beruhigen. Oft hat die Trauzeugin oder Brautmutter noch ein paar Dinge mit uns zu besprechen (Überraschung! :-)), bevor wir uns wahlweise auf zur Location machen oder die Torte beim Konditor abholen (und danach dann zur Location weiterfahren).

An der Location angekommen, gilt es, die Tischanordnung zu überprüfen, Platz- und Menükarten einzudecken und Gastgeschenke zu verteilen. Sobald die Serviceleitung vor Ort ist, werden das Menü sowie Reden und andere Beiträge besprochen und koordiniert. Oft planen die Trauzeugen oder Eltern, das Brautpaar mit Herzballons zu überraschen. Diese bereiten wir schon mal vor, bevor es losgeht, denn damit ist man gut und gerne eine Stunde beschäftigt (ausgehend von 70 Ballons).

Koordination der Gewerke

Die Torte haben wir ja schon im Gepäck, aber Florist, DJ, Live-Musiker, Kinderbetreuung – sie alle müssen vor Ort eingewiesen und gegebenenfalls bei ihren Vorbereitungen unterstützt werden (wo soll der DJ sich aufbauen? Von wo werden welche Reden gehalten? Wo ist der Raum für die Kinder? Und so weiter, und so fort). Einen individuellen Ablaufplan haben sie natürlich vorher schon von uns bekommen. Aber dennoch gibt es nach dem „Hallo“ einiges zu besprechen.

14.30 Uhr – gleich geht’s los!

Ehe wir uns versehen, treffen auch schon die ersten Gäste ein, und die letzten Vorbereitungen für die Trauungen laufen auf Hochtouren: Musiker einweisen, Programmhefte verteilen, eventuell noch die Stühle dekorieren, sich kurz mit dem Redner absprechen. Dann die Gäste auf die Plätze bitten, dem Bräutigam gut zureden und parallel schauen, ob die Braut schon in Sichtweite ist. Sitzen die Gäste auf ihren Plätzen, darf die Braut aussteigen, Kleid zurechtgemacht, den Musikern das Stichwort gegeben, und Einzug!

Nach der Trauung heißt es Programmhefte und Deko wieder einsammeln, schauen, dass auch kein Gast etwas hat liegen lassen, und weiter zum Empfang. Bevor sich Brautpaar und Gäste auf den Weg machen, rufen wir dort an und geben Bescheid, damit die Gläser schon mal mit Sekt gefüllt werden können. Am Feierort angekommen, beginnt in der Regel die Gratulationswelle, und Geschenke werden übergeben. Dabei steht immer mindestens einer von uns neben dem Brautpaar und „befreit“ sie von den Präsenten, damit sie sich auf ihre Gäste und den nächsten Gratulanten konzentrieren können. Und wir bringen alles bereits Überreichte auf den Geschenketisch.

Vorbereiten von Überraschungen

Haben alle miteinander angestoßen und ist die Hochzeitstorte angeschnitten, ist es Zeit, die vorbereiteten Luftballons hervorzuholen und an die Gäste zu verteilen. Gute Gelegenheit für den Fotografen, alle zum Gruppenfoto zusammenzurufen, bevor er sich dann das Brautpaar für das Paar-Shooting schnappt. Die Uhr zeigt jetzt etwa 17.30 Uhr, und wir haben eine gute Stunde, um die Gäste zu betreuen, die Redezeiten beim Brautvater und den Trauzeugen zu erfragen, weitere geplante Beiträge abzustimmen und auf individuelle Wünsche einzugehen, sei es Unverträglichkeiten an die Küche weiterzugeben, Knöpfe anzunähen (alles schon gehabt!) oder einfach nur Fragen zum weiteren Ablauf zu beantworten.

Ist das Brautpaar vom Shooting zurück, geht es zu Tisch, und der Bräutigam darf seine Begrüßungsrede halten. Hierfür halten wir Rücksprache mit Serviceleitung (sind alle Gläser gefüllt?), dem DJ (bitte Mikro einschalten) und natürlich dem Bräutigam, ob er denn auch so weit ist.

Nun folgt in der Regel ein Vier-Gänge-Menü und zwischen jedem Gang eine weitere Rede oder ein Gästebeitrag, die wir wieder mit allen Beteiligten abstimmen. So ein Menü dauert durchaus zweieinhalb Stunden beziehungsweise je nach Dauer der Redebeiträge auch gerne mal länger. Beliebt sind Foto-Beiträge, Präsentationen oder Ähnliches, die man gut während des Desserts laufen lassen kann. Man muss immer bedenken: ein Essen ist erst beendet, wenn der langsamste Esser fertig ist. Und gerade das Dessert zieht sich bei größeren Gesellschaften gerne mal hin, da dies begleitet wird von Kaffee, Schnäpschen und Raucherpause. Dann kommt eine kleine Dia-Show immer ganz gut an zur Überbrückung bis zur Party.

Geschenketransport aufs Hotel oder nach Hause

Dies alles berücksichtigt, ist es locker 22.30 Uhr, bis getanzt wird. Beim Eröffnungstanz sind wir natürlich immer noch dabei, den lassen wir uns nicht entgehen! Und dann fangen wir auch schon an, die Geschenke einzupacken und den Brautleuten aufs Hotelzimmer oder wahlweise nach Hause zu fahren, damit sie in Ruhe und entspannt weiterfeiern können und sich keine Gedanken machen müssen, wie sie alle liebevoll und aufwendig verpackten Präsente im Taxi nach Hause bekommen sollen (oft müssen wir mehrmals fahren, weil wir nicht alles mit einem Mal mitbekommen).

Die Tücke liegt im Detail – und ist sehr individuell

Der oben geschilderte Ablauf ist beispielhaft und noch nicht besonders herausfordernd für uns. Es gab keine Pompoms oder Lampions aufzuhängen, keine Gastgeschenke zu verpacken, keine 100 Tischkarten nach Sitzordnung zu sortieren (das machen wir in der Regel vorher, es sei denn, wir bekommen die finale Sitzordnung erst am Hochzeitstag vom Brautpaar), keinerlei unvorhergesehenen Zwischenfälle oder Spontaneitäten. Und dennoch sind wir gut 12 Stunden im Einsatz. Stelle man sich nun mal vor, wir haben eine weltliche Trauung auf einer Barkasse (in Hamburg sehr beliebt) mit Einstieg an Ort A und Ausstieg an Ort B (zum Beispiel der Feier-Location), dann wird das Ganze schon trickreicher und muss logistisch sehr viel detaillierter durchdacht werden. Dann ist einer von uns bei der Braut, einer an Bord für die Vorbereitungen dort und einer an der Veranstaltungslocation. Deko, übrig Gebliebenes der Torte und Geschenke tragen wir natürlich vom Schiff (und vorher natürlich auch hin) und eskortieren die Gäste bei Bedarf mit Regen- oder Sonnenschirmen. Oder wir haben eine Feier mit Zelte(n) im Privatgarten, wo es noch Hussen über die Stühle zu ziehen gilt, Gäste in Shuttle-Busse gesetzt und begleitet werden müssen und sehr viel mehr Gewerke und Gästebeiträge zu koordinieren sind.

So richtig vorstellen, wie komplex allein die Organisation und Koordination des Hochzeitstages ist, kann man es sich als „Hochzeits-Laie“ wahrscheinlich trotzdem erst, wenn man „mittendrin steckt“. Aber das tut ihr ja auch eigentlich alle, die ihr das hier lest. Und solltet ihr euch in den oben beschriebenen Beispielabläufen nicht wiedererkennen, beraten wir euch gerne ganz individuell zu eurer Hochzeit! Entweder bei einem Beratungsgespräch zu dritt bei uns oder aber bei unserem Dinner Date auf unserer Bridal Party am 19. November (www.bridal-party-hamburg.de) 🙂